Mengelola dan memastikan seluruh proses administrasi terkait sampel material masuk dari vendor dan sampel keluar ke vendor/customer berjalan sesuai ketentuan Kawasan Berikat dan Bea Cukai, serta memastikan dokumentasi dan sistem IT Inventory selalu akurat dan tertib.
Menerima permintaan sampel dari bagian R&D, Produksi, atau Quality.
Menentukan jenis sampel (masuk dari vendor atau keluar ke vendor).
Memastikan tujuan penggunaan sampel bersifat non-komersial (uji coba, analisa, atau perbandingan kualitas).
Menyusun daftar kebutuhan dokumen pendukung sesuai jenis transaksi (Surat Permohonan, Packing List, Surat Jalan, dan form internal).
Menentukan jenis dokumen Bea Cukai yang digunakan (mis. pemberitahuan barang masuk/keluar kawasan untuk keperluan non-komersial).
Menyusun rencana input dan pelacakan di IT Inventory Kawasan Berikat.
Menjadwalkan waktu penerimaan/pengiriman dan koordinasi dengan pihak gudang serta vendor
Menerima material dan melakukan pemeriksaan fisik serta kesesuaian dokumen.
Melakukan pencatatan di IT Inventory dengan kategori “Sampel Masuk”.
Menyimpan dokumen pendukung dan melaporkan kepada Bea Cukai apabila diperlukan
Menyerahkan sampel ke tim R&D/QC untuk proses uji coba sesuai prosedur.
Memproses permintaan pengiriman sampel dari internal (misalnya hasil uji atau material contoh).
Menyiapkan dokumen pendukung (Surat Jalan, Packing List, Surat Pernyataan Non-Komersial).
Melakukan pencatatan pengeluaran di IT Inventory dengan kategori “Sampel Keluar”.
Mengatur pengiriman ke vendor dan memastikan bukti penerimaan tersimpan
Memeriksa kesesuaian antara data sistem IT Inventory, dokumen pendukung, dan fisik material.
Melakukan rekonsiliasi berkala terhadap stok sampel (masuk & keluar).
Mengevaluasi kelengkapan dokumen Bea Cukai dan laporan bulanan.
Menyusun laporan bulanan pergerakan sampel dan melaporkannya ke bagian Compliance/PPIC/Bea Cukai sesuai kebutuhan.
Melaporkan setiap ketidaksesuaian (mis. selisih stok, dokumen tidak lengkap, atau keterlambatan pelaporan).
Menindaklanjuti temuan ketidaksesuaian dengan analisa akar masalah (root cause).
Melakukan pembetulan data pada IT Inventory dan melengkapi dokumen yang kurang.
Melakukan konfirmasi ulang ke vendor atau departemen terkait jika ada kekeliruan data.
Menyempurnakan format dokumen dan alur persetujuan agar lebih efisien.
Mengusulkan sistem pelacakan atau form digital untuk mempercepat proses.
Memberikan masukan kepada manajemen terkait perbaikan prosedur Kawasan Berikat khusus untuk aktivitas sampel.
Core Competencies / Knowledge & Skill
Mengetahui jenis-jenis dokumen pabean seperti BC 2.3, BC 2.7, BC 4.0, dan prosedur sampel non-komersial
Mengerti alur barang dari dan ke kawasan berikat sesuai aturan Bea Cukai
Terampil menyusun dan mengarsipkan dokumen pendukung transaksi (Surat Jalan, Packing List, Surat Permohonan, Laporan Mutasi Barang)
Dapat membuat laporan bulanan pergerakan barang dan log aktivitas sampel
Dapat menggunakan sistem IT Inventory yang terintegrasi dengan CEISA Bea Cukai
Memahami input, adjustment, dan pelaporan data stok material
Mampu membuat laporan ringkas untuk manajemen dan audit
Mampu menganalisa selisih atau ketidaksesuaian data dengan pendekatan PDCA
Komunikatif dalam menjelaskan kebutuhan dokumen ke vendor dan internal
Terbiasa menyiapkan data saat inspeksi atau audit dari Bea Cukai
